給食事務の1ヶ月｜締め日・請求・原価管理のリアルスケジュール【給食歴16年】

給食の現場というと「調理」のイメージが強いですが、実はその裏で事務作業も毎日動いています。発注、食数管理、日報、棚卸、現金管理、原価計算、そして月末の締め——。

調理も事務も16年やってきたボク（キッチンのりちゃん）が、給食事務の「1ヶ月の流れ」を委託会社の社員のリアルとしてお話しします。※数字や事例は架空の一例です。

給食事務ってどんな仕事？

調理の合間にこれらをこなすのが、給食現場の事務担当の腕の見せどころです。

「月末の締めは大変でしょう？」とよく聞かれますが、ボクの実感は逆です。日々の入力や記録がきちんと積み上がっていれば、締めはそんなに大変ではありません。

逆に、毎日をサボってためてしまうと、月末に一気にしわ寄せが来てパニックになります。事務は「コツコツ毎日」がいちばんの近道。これは調理の仕込みと同じですね。

ボクが意識していたのが、月末に向けて在庫をできるだけ少なくしておくこと。理由はシンプルです。

献立を組むときから「月末までに使い切る」を頭に置いておくと、締めがとても楽になります。原価の出し方は給食の原価率の出し方もどうぞ。

もうひとつ大事にしていたのが、全部を一人でやろうとしないことです。事務は気づけば一人に集中しがちですが、ボクは他の社員にもさりげなく仕事を振るようにしていました。

理由は2つ。ひとつは自分がパンクしないため。そしてもうひとつは、任せることが社員の成長につながるから。覚えてもらえば現場全体が強くなりますし、自分は一つ上の仕事に手が回せます。この「教えて学ぶ」考え方は給食業界で出世するには？や新人教育・後輩の育て方でも書いています。

これらの作業を支えてくれるのがExcelです。食数の集計、原価の計算、関数を使ったミス防止——。パソコンが得意になると、事務の時間はぐっと短くなります。くわしくは給食事務のパソコンスキルや食数管理のExcel術で紹介しています。

給食事務は毎月ほぼ同じサイクルです。いつ何が来るか分かっているので、慣れれば計画が立てられます。

ここが月間で一番のピークです。締め切りが決まっているので、逃げられません。

この時期に「先回りできる仕事」を片付けておくと、月末が楽になります。

いちばんよく聞かれるのが「いつ事務やってるんですか？」です。答えは「昼の提供が終わったあと」。

コツは「まとめてやろうとしない」こと。1ヶ月分を月末にやると地獄を見ます。毎日5分の積み上げが、結局いちばん速いです。

あと大事なのが「合わないときに放置しない」。食数が合わない、金額が合わない——小さなズレを「まあいいか」で流すと、月末に大きな謎として返ってきます（現金管理のリアル）。

調理だけをしていた頃は、正直「材料が減ったら発注する」くらいの感覚でした。でも事務を担当してから、一皿の向こうにあるお金の流れが見えるようになりました。

すると調理の仕方も変わります。「使い切る献立の組み方」を意識するようになったのは、事務をやったおかげです。調理と事務、両方やる意味はここにあると思っています（給食1食の値段はいくら？）。

給食事務の1ヶ月を楽に回すコツは、「日々の積み上げ」「月末は在庫を少なく」「一人で抱え込まず振る」の3つ。地味だけど、この習慣が締めをラクにし、現場全体を強くします。調理と事務、両方できると給食の仕事はもっと面白くなりますよ。