「給食の仕事って調理だけでしょ？」と思われがちですが、実は事務もかなり重要です。なかでも毎日欠かせないのが「食数管理」。
今日は何人分を、どの形態で作るのか。これを正確に把握しないと、食材のムダ・不足、原価のズレ、請求ミスにつながります。
この記事では、給食委託会社の正社員として16年、調理と事務の両方をこなしてきた私（キッチンのりちゃん）が、Excelを使った食数管理のリアルを解説します。
| 名前 | キッチンのりちゃん |
| 年齢 | 38歳・男性 |
| 業界歴 | 16年（給食委託会社 正社員） |
| 担当 | 3事業所（高齢者施設・保育園など） |
| 業務 | 調理＋事務の両刀 |
※私は施設に直接雇われた職員ではなく、施設から給食業務を請け負う「委託会社」の社員です。食数の連絡は施設側からいただき、それを正確に反映します。
そもそも「食数管理」とは？
食数管理とは、毎食「何人分を・どの食事形態で」提供するかを正確に数える仕事です。
高齢者施設では、毎日のように人数が変わります。
- 欠食：外泊・入院・受診などで食事が不要になる
- 追加：来客対応や補食などで増える
- 形態の変更：常食からきざみ食へ、など
これを取りこぼすと、「足りない」「作りすぎた」が発生します。1食のズレが、食材費にも請求にも響くので、地味ですが超重要な仕事です。
Excelでの食数管理｜基本の形
私はExcelで、「日付 × 食事形態」のマトリクス表を作って管理しています。イメージはこんな形です。
| 日付 | 常食 | きざみ食 | ソフト食 | ペースト食 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1日 | 40 | 8 | 3 | 2 | 53 |
| 2日 | 39 | 8 | 3 | 2 | 52 |
| … | … | … | … | … | … |
※数字はすべて架空の例です。
- 基本人数を入れておく：毎日ゼロから数えず、前日の人数をベースにする
- 欠食・追加だけを反映：変動分を足し引きすれば、入力ミスが減る
- 合計は関数で自動計算：
=SUM()で横計、縦計を自動に
便利なExcel関数｜手作業を減らす
食数管理でよく使う関数を紹介します。難しくありません。
| 関数 | 使いどころ |
|---|---|
| SUM | 形態別・日別の合計を自動計算 |
| SUMIF | 「常食だけ」「きざみ食だけ」など条件付きで集計 |
| COUNTIF | 「欠食」の件数を数える |
| IF | 入力ミスのチェック（例：合計が基本人数と合わないと警告） |
「毎月の合計食数」も関数で出しておくと、請求や原価の計算がラクになります（原価率の出し方とも連動します）。
欠食・追加をミスなくさばく3つのコツ
数字を扱う仕事なので、ミスをいかに防ぐかが勝負です。
① 入力ルールを統一する
「欠食は赤、追加は青」など、色や記号のルールを決めておくと、後から見ても分かりやすい。担当者が代わっても引き継げます。
② 締め時間を決める
「前日◯時までの連絡分を当日分に反映」とルールを決めておく。締め後の変更は別欄に記録して、トラブルを防ぎます。
③ ダブルチェックする
施設からの欠食連絡と、自分の入力が合っているか必ず照合。とくに継続して食べている方が、急に欠食になっていないかは要注意です（連絡漏れを拾えます）。
食数管理は「発注・原価・請求」の土台
食数が正確だと、その後の事務がすべてスムーズになります。
- 発注：必要な食材量＝食数×1人分。食数がズレると発注もズレる（発注のコツ参照）
- 原価：食数が分かれば、1食あたりの原価も計算できる
- 請求：施設への請求は食数がベース。ここが正確でないと信頼を失う
つまり食数管理は、給食事務すべての出発点。だからこそ、Excelで仕組み化して、ミスを減らすことが大切なんです。
食数が変わる「よくあるパターン」
食数管理を難しくしているのは、変動の種類が多いことです。まず何が起きるか知っておくと、備えられます。
- 入院・退院……当日の朝に決まることも。急な減が一番多いパターン
- 外泊・外出……ご家族と出かける日。事前に分かることが多いですが、直前変更もあります
- 体調不良で欠食……当日の朝に判明。朝食は間に合わないこともあります
- 形態変更……常食から軟菜へ、きざみからミキサーへ。数は同じでも作るものが変わる
- 職員食の増減……勤務者数によって変わります
- 新規入所……食数が増える。アレルギーや禁食の確認も必要
特に注意なのが「数は変わらないが中身が変わる」ケース。形態変更を見落とすと、誤嚥事故に直結します。
情報の受け取り方を決めておく
食数のミスは、伝達の段階で起きることがほとんどです。だから受け取り方を固定します。
- 窓口を一本化する……いろんな人から口頭で言われると必ず漏れます。連絡票や専用ノートに集約
- 口頭で受けたら必ず書く……その場でメモ。「あとで書こう」が事故のもと
- 復唱して確認する……「301号室、明日の昼から軟菜ですね」と繰り返す
- 変更の締め時間を決める……「朝食は前日18時まで」など。ルールがないと際限なく変更が来ます
締め時間を決めるのは冷たいようですが、直前変更を受け続けると必ずミスが出ます。施設側にも事情を説明して、ルールを共有しておくのが結局はお互いのためです（多職種連携のリアル）。
数え間違いを防ぐ盛り付けの工夫
Excelの数字が合っていても、実際に盛る段階で間違えることがあります。現場での対策です。
- フロアごとにまとめて盛る……ごちゃまぜにせず、配膳車の単位で区切る
- 数えながら並べる……盛ってから数えるのではなく、並べる時点で数える
- 形態別に色を変える……札やトレーの色で、遠目にも区別できるように
- 最後に指差し確認……「常食20、軟菜5、きざみ3」と声に出す。声に出すと間違いに気づきます
Excelの管理と現場の確認は両輪です。どちらかだけでは、必ずどこかで漏れます。
まとめ｜食数管理は「仕組み化」でラクになる
給食の食数管理は、
✅ 毎食「何人分を・どの形態で」を正確に数える仕事
✅ Excelで「日付×形態のマトリクス＋関数」で仕組み化
✅ 欠食・追加はルール統一・締め時間・ダブルチェックでミス防止
✅ 発注・原価・請求の土台になる重要な事務
調理だけでなく、こうした事務もこなせると、現場で一気に頼られる存在になれます。これから給食業界を目指す方、事務に苦手意識がある方も、まずは「変動分だけ反映する」から始めてみてくださいね。
