給食現場の日報のリアル｜毎日つける数字が原価を守る【給食事務16年】

こんにちは、キッチンのりちゃんです。委託給食会社で調理と事務をやって16年になります。

調理が終わって、洗い物が終わって、「今日も終わったー」……ではないのが給食の仕事です。厨房の隅の机で、毎日最後にやる仕事があります。日報です。

地味です。正直、新人の頃は「これ、何のためにやるんだろう」と思っていました。でも16年やった今なら言えます。毎日の日報こそが、給食の原価を守っていると。今回は、業界の外からはまず見えない「給食現場の日報」の話です。

給食の日報には何を書くのか

会社や施設によって様式は違いますが、だいたい共通して書くのはこのあたりです（※項目・数字はすべて架空の一例です）。

1日分はたいした量ではありません。慣れれば5分か10分で終わります。ただしこれが毎日、365日続くのが給食の日報です。

答えを先に言うと、月末にまとめてやると必ず破綻するからです。理由は3つあります。

記憶は1日で消える……「この納品書、何に使った分だっけ？」が月末には30枚たまっています。その日のうちなら1秒で分かることに、月末だと30分かかります
異変に気づくのが遅れる……納品書の金額違い、発注ミス、請求のズレ。毎日見ていれば「あれ？」で済むものが、月末発覚だと訂正のやりとりだけで大仕事になります
原価の軌道修正ができない……ここが一番大事なので、次の章で詳しく書きます

私は月末の締め作業が「大変じゃない」と言うと驚かれるのですが、種明かしは簡単で、毎日の日報で積み上げてあるから、月末は合計して確認するだけなんです。仕込みと同じで、段取りが先にできていれば本番は軽い。日報は事務の仕込みです。

日報の数字の中で、私が毎日いちばん真剣に見るのが予想原価です。

考え方はシンプルで、月初からの支出累計と提供食数から「1食あたりいくら使っているか」を出し、このペースで月末までいったらどうなるかを先読みします。たとえば15日の時点で1食あたりの原価が予定より10円高かったら、残り半月で調整するチャンスがまだあるわけです（※数字は架空の一例です）。

これが月末に「今月、使いすぎでした」と分かっても、もう手の打ちようがありません。15日に気づけるか、月末に気づくか。この差を作っているのが毎日の日報です。

ちなみに無理な節約で質を落とすのは本末転倒です。目指すのは「安くすること」ではなく「無駄をなくすこと」。ここは給食1食の値段の話でも書いたとおりです。

日報は原価管理のためだけではありません。続けていると、思わぬところで助けてくれます。

食数の変化に気づける……「最近、夕食の食数が減ってきたな」に数字で気づけます。体調を崩している方が増えているサインのこともあり、施設との情報共有のきっかけになります
翌月の計画の土台になる……行事食でいくら使ったか、季節でどう変わるか。過去の日報は自分専用のデータベースです
引き継ぎが楽になる……数字が毎日残っていれば、自分が休んでも代わりの人が状況をつかめます。「あの人しか分からない」を作らないのも仕事のうちです

日報を16年続けてきたコツは、たった3つです。

その日のうちに書く……翌日に回した瞬間、精度も速度も落ちます。5分で終わるうちに片付けます
完璧を目指さない……日報は提出物である前に道具です。きれいに書くことより、数字が正しく積み上がっていることが大事です
型を決めて悩まない……書く場所と順番を固定してしまえば、頭を使わず手が動きます。Excelなら計算式を入れておけば、入力するだけで累計も予想原価も勝手に出ます

Excelの型づくりについては食数管理のExcel術とパソコンスキルの話が参考になると思います。

とはいえ、書き忘れる日もあります。人間ですから。そんなときのために、私がやっている保険がこれです（※やり方は架空の一例です）。

納品書は「その日の箱」に入れる……日報の元になる納品書を、日付ごとに決まった場所へ。書き忘れても翌日に箱を開ければ復元できます
書き忘れた日は3点セットで逆算する……納品書・発注書・献立表。この3つを突き合わせれば、記憶がなくてもその日の数字はほぼ復元できます
累計は週に一度、電卓で検算する……Excelの式が壊れていたり、入力ミスがあったり。ズレは小さいうちに見つけるほど直すのが楽です。月末に見つかった1円のズレを探す30分ほど不毛な時間はありません

大事なのは、つまずいても翌日に立て直せる仕組みにしておくことです。日報は100点を毎日取る仕事ではなく、90点を365日続ける仕事だと思っています。